Топ модераторы в действии! 🤵TopModerator's backstage или тайная история одного бизнес-мероприятия.
🤔Работа модератора делового мероприятия выглядит в глазах его типового участника так: кто-то приветствует аудиторию в начале мероприятия, потом представляет спикеров, после выступлений которых дает слово зрителям, чтобы задать вопросы и в конце говорит: "Всем спасибо и до новых встреч!". Поэтому создается впечатление, что из 8-ми часового мероприятия, работа модератора в общем длится не больше 1 часа.
😉Давайте же заглянем на бэкстейдж одного мероприятия и посмотрим на профессию модератора его собственными глазами.
Условно весь объем работ по одному мероприятию можно разбить на три этапа: снятие запроса, подготовка и модерация мероприятия. Ниже, конкретно и без воды, представлен весь спектр услуг модерации на примере одного делового мероприятия, в программе которого заложена простая череда выступлений спикеров.
🤵1. Снятие запроса.
После того, как заказчик запросил услуги модератора, начинается процесс снятия запроса, а именно сбор всей необходимой для работы информации и ожиданий клиента. Модератор выясняет следующие подробности и вопросы:
🔹Дата, время начала и завершения.
🔹Место проведения мероприятия.
🔹Формат мероприятия (онлайн/офлайн/гибрид).
🔹Будет ли репетиция? Когда, где и сколько продлится?
🔹Техническое оснащение площадки.
🔹Дресс-код.
🔹Концепция и тема мероприятия.
🔹Кем представлена аудитория?
🔹Какая рассадка (если офлайн)? Какая платформа (если онлайн)?
🔹Есть ли финальная программа со всей необходимой модератору информацией?
🔹Нужна ли предварительная работа со спикерами?
🔹Требуется ли написание подробного сценария для согласования.
🔹Расшифровки специфических аббревиатур, произношение брендов, малоизвестных терминов, фамилий спикеров.
🔹Какую обязательную информацию необходимо донести до аудитории (оргвопросы, сервис, реклама)?
🔹Планируется ли коммуникация с аудиторией (вопросы, опросы, практика)?
Получив вводные данные по указанным пунктам, модератор приступает к работе. Стоит отметить, что происходит это намного раньше начала самого мероприятия и занимает достаточно продолжительное время, учитывая, что средний срок обращения за услугами модератора - 2 недели.
🤵2. Подготовка к мероприятию.
Во время подготовки, в зависимости от вводной информации, модератор осуществляет следующие действия:
🔹Документальное оформление сотрудничества.
🔹Пересылка необходимых электронных материалов.
🔹Ознакомление с историей мероприятия/компании заказчика.
🔹Изучение конкретной тематики мероприятия с погружением в экспертные материалы.
🔹Онлайн-встречи по обсуждению сценарных, организационных и технических решений.
🔹Написание сценария и его правка по вводным заказчика.
🔹Знакомство со спикерами, согласование темы и регламента их выступлений, помощь в подготовке к выступлению.
🔹Подготовка визуальных материалов и технических средств для реализации интерактивных элементов сценария.
🔹Участие в общих репетиционных мероприятиях (офлайн) и индивидуальная репетиция вступительной речи.
🔹Процедуры приведения внешнего вида к соответствию с запросом, деловым этикетом и санитарной гигиеной.
🤵3. Модерация мероприятия.
Прежде всего модератору необходимо вовремя добраться до места проведения мероприятия. В подавляющем большинстве случаев, костюм и обувь берутся с собой отдельно, чтобы переодеться на месте, перед мероприятием. Так одежда выглядит свежей и опрятной. Учитывая, что с собой у модератора находится еще ноутбук, сумка для документов и реквизита, дорога до места проведения мероприятия с костюмом оказывается достаточно неудобной и утомительной.
Модератор прибывает на мероприятие за 1-1,5 часа до начала. Данный запас времени необходим для переодевания, ознакомления с площадкой, финального решения технических и организационных моментов. И вот начинается мероприятие, в течение которого модератор осуществляет следующие процедуры:
🔹Вступительная речь, в которой модератор приветствует участников, сообщает тему и регламент мероприятия, активирует внимание аудитории, мотивирует ее на продуктивную работу.
🔹Представляет спикеров мероприятия согласно полученной от организаторов информации.
🔹Контролирует соблюдение технического и содержательного регламента мероприятия, корректно предупреждает и предотвращает критические нарушения.
🔹Резюмирует выступившего спикеров, плавно переводя контекст на тему выступления следующего (делает "мостики" между выступлениями).
🔹Проводит с аудиторией интерактивную сессию вопросов-ответов после каждого выступления спикеров, провоцирует аудиторию на данную активность.
🔹Внимательно слушает все выступления спикеров, чтобы сделать резюме и задать в конце актуальные вопросы, если таковые не возникнут у аудитории.
🔹Постоянно поддерживает высокую вовлеченность аудитории, проводит для нее интерактивные элементы программы (энерджайзеры, опросы, розыгрыши, нетворкинг, шеринг).
🔹Связывает выступления спикеров по содержанию в общую нить основной темы (цитирует спикеров, где этого требует ситуация, ставит акценты на ключевых мыслях, проводит аналогии и находит противоречия между представленной у разных спикеров информацией).
🔹Сглаживает все нештатные ситуации (спикер забыл текст, плохая связь, не переключается слайд, выключился свет/звук, неприятные вопросы и нападки из зала, перенесли кофе-брейк и другие технические и организационные изменения и факапы).
🔹Заключительная речь, в которой модератор подводит содержательный итог мероприятия в виде нескольких ключевых тезисов, сообщает участникам организационную информацию, ставит позитивную эмоциональную точку и прощается с аудиторией.
Как можно заметить из описания процедур, модератор находится в активном состоянии каждую минуту. В связи с этим, поразительно видеть, как проводятся мероприятия, где умудряются обойтись без центрального модератора. Возможно, если у организаторов в арсенале есть ценнейший, высококачественный и эксклюзивный контент, и аудитория мероприятия имеет высочайшую приверженность бренду, то чисто для трансляции такого контента в одну сторону, модератор действительно не сильно нужен. Но если стоит задача сделать настоящее живое мероприятие, а не телевизионную картинку, которую сейчас можно посмотреть на любом гаджете, то профессиональный модератор - это тот человек, который поможет вам:
🔸Обогатить контент и донести его до понимания аудитории.
🔸Выдержать высокую динамику и соблюсти регламент.
🔸Создать позитивную атмосферу доверия и сотрудничества.
В том и состоит искусство модератора, что аудитория совершенно не замечает все сложные и технические стороны бэкстейджа, а полностью погружается в контекст и легко впитывает в себя полезный контент.
А по классике жанра из работы модератора запоминается только «Здравствуйте!» в начале и финальное "Всем спасибо и до новых встреч!"
Автор: управляющий партнер TOP Moderator Григорий Айриев @id58833749
Редактор: партнер TOP Moderator Михаил Минин @id4788806
#topmoderator #event #mice #moscowevent #конференции #инсентив #топможератор #ведущий #майс #деловыемероприятия
